Как риелтору вести базу объектов недвижимости: порядок работы

База объектов полезна, когда по каждому предложению можно найти актуальные характеристики и материалы. Для этого нужен порядок: где лежит основная карточка, кто проверяет условия и что делать после изменения цены или снятия объекта. Такой процесс можно организовать даже при небольшой базе.

Выберите основное место хранения

Определите, откуда берёте проверенные данные для объявления, подборки и презентации. Это может быть каталог или используемая вами рабочая система. Не считайте последнюю пересланную фотографию в чате новой версией карточки: сначала внесите подтверждённое изменение в основное место хранения.

Для каждого объекта используйте постоянное понятное название или собственный номер в рабочем учёте. Он поможет связать фотографии, текст и заметки. Если с объектами работает несколько человек, договоритесь, кто вносит изменения и как сообщает о них коллегам.

Приведите карточки к единой структуре

Заполняйте тип предложения, расположение, площадь, цену, условия и контакт для просмотра одинаково. Для аренды всегда указывайте период оплаты. Подробный образец карточки объекта для риелтора поможет составить шаблон без пропусков.

Отделите публичные сведения от рабочего учёта. Дату последнего подтверждения цены, контакт собственника, историю обсуждений и инструкции доступа храните в предназначенном для этого закрытом месте. Не вставляйте их в описание, которое увидит клиент.

Как добавлять новый объект без дублей

1. Проверьте, нет ли уже такого предложения: сравните адрес, площадь, фотографии и контакт источника.
2. Если запись существует, уточните причину расхождения и обновите основную карточку. Не создавайте второй объект только из-за другого текста объявления.
3. Если объект новый, соберите подтверждённые характеристики и текущие условия.
4. Выберите фотографии и подготовьте описание. Запишите в рабочем учёте, какие сведения ещё нужно уточнить.
5. Откройте публичное представление и проверьте его до отправки клиенту.

Как поддерживать актуальность базы

Выделите регулярное время для проверки активных предложений. Частоту выбирайте по скорости изменений в своей работе; перед каждой новой подборкой и рассылкой дополнительно сверяйте доступность объекта, цену и условия просмотра.

При изменении цены обновите основную карточку, затем подготовленные сообщения и презентации. Старый скачанный файл или уже отправленное сообщение могут продолжать показывать прежнюю сумму. Если клиент получил старые условия и продолжает обсуждать объект, сообщите ему об изменении.

После снятия объекта остановите его запланированные публикации и уберите из актуальной подборки. В рабочем учёте сохраните причину и дату. Архив организуйте средствами своей системы; наличие отдельного поля статуса или автоматического архива зависит от используемого инструмента.

Как собрать подборку для клиента

Зафиксируйте обязательные критерии: расположение, бюджет, тип объекта и важные особенности. Выберите подходящие предложения и для каждого поясните соответствие запросу. Если есть отклонение — например, другой район — обозначьте его сразу.

В Непростоботе можно вести каталог объектов с фото, ценой и описанием и делиться ссылкой. Перед отправкой проверьте, какие предложения открываются по ней. Для выбранного объекта подготовьте презентацию, а согласованные встречи сохраните в календаре показов.

Короткая проверка рабочей базы

• У каждого активного объекта есть основная карточка и ответственный за актуальность.
• Цена и доступность проверены перед новой отправкой.
• Дубли разобраны, фотографии относятся к нужному предложению.
• Снятые объекты исключены из предстоящих публикаций.
• В публичном каталоге нет закрытых заметок и инструкций доступа.

Непростобот помогает готовить объявления и отправлять их по расписанию в MAX, Telegram и WhatsApp. Посмотреть тарифы и условия пробного доступа.